Avant d’être un lieu de mémoire, les Archives départementales des Yvelines constituent avant tout un service public dédié aux citoyens. Elles collectent, conservent et rendent accessibles des documents essentiels pour comprendre l’histoire du territoire, mais aussi pour faire valoir des droits (état civil, documents administratifs, etc.). C’est dans ce cadre que les Archives départementales collectent et trient chaque année des milliers de documents. Quelle que soit leur origine, ils parcourent tout un processus avant d’être conservés parmi les 34 kilomètres linéaires de dossiers, fonds, collections et autres registres entreposés à Montigny-le-Bretonneux.

En 2025, 1 085 mètres linéaires d’archives supplémentaires ont été enregistrés par les Archives départementales des Yvelines. ©CD78

D’aucuns se perdraient dans ce dédale de couloirs sans fenêtre qui donnent accès à ce que les archivistes appellent « les magasins ». Sur 3 400 m², on en dénombre ici une vingtaine dans lesquels sont soigneusement entreposés quelque 14 000 ouvrages, 300 000 photographies et cartes postales ainsi que d’autres trésors tel qu’un plan de Versailles commenté par la plume du roi Louis XVI en 1781. Comment tous ces documents sont-ils parvenus jusqu’ici ? Présentation de ce qu’on appelle la chaîne archivistique.

Favoriser la diffusion et la conservation

Avant de nous faire visiter le cœur des Archives départementales, Marie Peter, médiatrice culturelle et chargée d’animation, tient à rappeler que « les archives ont vocation à être communicables et accessibles à tous. Six millions de pages sont consultables sur le site internet. C’est d’autant plus pratique que cela exige moins de manipulation pour les documents les plus fragiles. Plus on les manipule, plus ils s’abîment ».

Voie ordinaire ou voie extraordinaire ?

Les modalités d’entrées des archives sont multiples. Il y a celles définies par la loi, comme pour les archives administratives. On parle de voie ordinaire qui mène les documents tout droit à Montigny-le-Bretonneux. « Il existe une autre voie, dite « extraordinaire », qui concerne les archives privées acquises essentiellement par achat ou don. Ces acquisitions sont très ciblées et liées à des opportunités uniques. Par exemple, nous avons acquis en 2025 des documents appartenant à la duchesse de Berry (1798-1870) découverts dans un panier en osier dans une maison en Ariège », étaye Wilfrid Eon, chef du service traitement des archives.

Vigilance sur l’état des documents

Les Archives départementales sont ouvertes au public tout au long de l’année. Lors des Journées européennes du patrimoine, elles organisent des visites. ©CD78

Le parcours se poursuit sur le quai de déchargement du bâtiment. En 2025, plus de 1 000 mètres linéaires d’archives (c’est ainsi que les professionnels mesurent la quantité d’archives traitées) ont été traités. En face de ce quai, trois salles sont disposées : salle de tri, salle de dépoussiérage, salle de quarantaine. Si l’état du document est bon, les archivistes l’envoient directement en salle de tri. S’il nécessite un coup de brosse, il passera par la salle de dépoussiérage. « La troisième option concerne les archives contaminées et en mauvais état. Ceci est souvent lié à leurs conditions de stockage antérieures », explique Marie Peter, complétée par Wilfrid Eon. « Moisissure, insectes, champignons et autres nuisibles détériorent les documents. Auquel cas, il faut les mettre en quarantaine pour éviter qu’ils ne contaminent le reste ». Pour les archives papier, une des solutions consiste à pulvériser un gaz pour assécher et retirer l’humidité. En cas de dégradation importante et d’un besoin de réparation, les archivistes font appel à un prestataire spécialisé dans la restauration.

« Ici, il fait entre 16 et 17 degrés toute l’année »

L’étape suivante se déroule en salle de tri. C’est dans cet espace feutré doté de plans de travail que les professionnels retirent chaque archive de leur emballage d’origine. Une fois le tri réalisé (inutile par exemple de conserver 300 exemplaires d’une même affiche), les éléments sont placés dans des boîtes spécifiques. « Pour une conservation optimale, nous les plaçons dans des boîtes cartonnées au pH neutre pour éviter le transfert d’éléments chimiques qui altéreraient leur qualité », détaille Wilfrid Eon. Chaque excédent est retiré pour un assainissement complet. Agrafes, trombones et tout autre objet susceptible d’abîmer le document sont retirés. Dès lors, l’archive intègre son cocon, sa boîte cartonnée et ignifugée « afin de pouvoir résister, dans des circonstances particulières, à des températures plus élevées. Ici, il fait entre 16 et 17 degrés toute l’année. Nous vérifions les taux d’hygrométrie et d’humidité pour assurer la meilleure conservation possible », spécifie la médiatrice culturelle.

Classification et étiquetage

3 400 m² de magasins sont dédiés au stockage des archives. ©CD78

Avant de rejoindre le magasin, l’archive doit encore franchir une étape, celle de l’étiquetage. Processus extrêmement important puisqu’il va faciliter le bon rangement et surtout la possibilité de retrouver le document le moment venu. « Notre système de classification est chrono-thématique, c’est-à-dire que nous classons les archives par périodes chronologiques mais aussi par types de producteurs (notaires, tribunaux, privés, etc.) », souligne Wilfrid Eon. Ainsi, chaque boîte reçoit une étiquette sur laquelle sont notés une série de chiffres et de lettres qui forment la cote. C’est cette dernière qui fera office de référence lorsqu’un archiviste souhaitera retrouver les documents parmi les rayonnages.

Direction le magasin

Certaines archives nécessitent un stockage adapté à leur format. ©CD78

La boîte est prête ! Elle peut désormais prendre place dans un magasin où les archives sont entreposées dans le noir pour faciliter leur conservation. Tout a été pensé pour mener à bien cette mission, même la conception des murs faits de briques qui permettent une isolation optimale. « Les documents papier tiennent souvent dans une ou plusieurs boîtes. Pour les grands documents, une carte géographique par exemple, nous les plaçons dans des tiroirs plats dans lesquels ils sont tout aussi bien protégés », conclut Marie Peter, habituée des lieux puisqu’elle fait régulièrement la visite du site en compagnie des publics, notamment scolaires, que les Archives départementales accueillent tout au long de l’année.