Installées à Montigny-le-Bretonneux depuis 2004, les Archives départementales des Yvelines veillent sur les archives publiques et privées pour les rendre accessibles à tous. Une quarantaine d’agents œuvrent au quotidien pour ouvrir et communiquer ces documents à tous ceux qui souhaitent les consulter, sur place et en ligne.

Les Archives départementales sont situées Avenue de Lunca à Montigny-le-Bretonneux. Elles sont ouvertes du mardi au jeudi, de 9h à 17h30. ©CD78

Les Archives départementales regorgent de trésors. Et pour cause, elles conservent depuis le 18^e siècle des archives provenant d’institutions diverses (administratives, judiciaires, etc.). S’y trouvent également les archives publiques à valeur historique produites depuis 1790 (date de la création des départements) par le Département en tant que collectivité territoriale et par les services de l’État en activité sur le territoire des Yvelines. Enfin, elles accueillent les archives des notaires jusqu’au début du 20^e siècle, les archives communales anciennes et des archives d’origine privée données, déposées ou vendues par leurs propriétaires. Cette diversité de documentation permet aux Archives départementales des Yvelines de comptabiliser :

• Plus de 33 kilomètres linéaires de documents conservés
• 14 000 ouvrages de bibliothèques (dont 1 000 pour le fonds ancien)
• 1 400 titres de périodiques (dont 130 titres de presse locale)
• 300 000 photographies et cartes postales
• 200 maquettes
• 1 700 000 visites sur le site Internet en 2024
• Près de 10 millions de documents consultables en ligne

Entretien avec Hélène Guichard-Spica, directrice des Archives départementales des Yvelines

Hélène Guichard-Spica est la directrice des Archives départementales des Yvelines depuis 2018. ©CD78

Quels sont les enjeux liés à la conservation des archives ?

Ils sont d’abord administratifs puisque nous conservons par exemple des documents relatifs à l’état civil. L’enjeu est également démocratique. Sans les archives, il n’y a pas d’État de droit puisque notre Constitution stipule que tout citoyen peut demander des comptes à l’administration. Notre rôle est donc de conserver toute information qui pourrait permettre à chaque citoyen de faire valoir ses droits. Les exemples de l’état civil et des archives foncières pour la propriété des biens sont parlants. Ces archives garantissent la pérennité de ces droits sur le long terme.

Elles permettent également de faire l’histoire. Celle d’un territoire, du pays. Archiver, c’est aussi sécuriser l’information, par la conservation de formes authentiques. Moins on a la capacité de prendre en charge des archives historiques en temps et en heure et plus on a un risque de perte de matériau historique à conserver et donc d’une capacité à écrire l’histoire de demain.

Vous disposez de 33 kilomètres linéaires d’archives. Comment est-ce possible de stocker autant de volume ?

C’est toute une organisation et une méthode de gestion des archives entrantes sachant que nous faisons aujourd’hui face à un défi d’espace de stockage. En 2025, plus de 1 000 mètres de linéaires d’archives sont entrés dans nos magasins. Ce fut une année intense car en moyenne, nous sommes aux alentours de 300 ou 400 mètres. Paradoxalement, le temps passant, le volume global ne cesse d’augmenter. Nous en sommes aujourd’hui à 33 kilomètres linéaires de documents conservés pour une capacité d’environ 35 kilomètres. Face à la saturation du bâtiment et à la nécessité d’anticiper les futures entrées, nous avons mis en place un programme pluriannuel de réorganisation des espaces de stockage et de conservation des collections. Cela nous a permis de trouver des solutions pour gagner de la place (39,3 kilomètres linéaires au lieu des 35 initiaux). Au quotidien, nous nous efforçons d’optimiser l’utilisation des espaces, de réduire les entrées et de trier les archives pouvant faire l’objet d’une réévaluation.

Cette problématique est-elle spécifique aux Yvelines ?

Le volume du patrimoine archivistique est lié au nombre d’habitants dans le département et à l’activité administrative de celui-ci. Les Yvelines font partie des départements les plus imposants dans ces domaines. À titre d’exemple, on y retrouve le siège de la cour d’assise à Versailles dont le champ d’action couvre cinq départements. Le siège étant dans les Yvelines, il nous revient de prendre en charge l’ensemble des archives produites. Le Conseil départemental est également un acteur puissant dans le paysage administratif. Il produit une importante volumétrie de documents et de données relatives aux sujets liés à ses compétences, dans le champ des solidarités par exemple (revenu de solidarité active, aide sociale à l’enfance, etc.).

14 000 ouvrages et 300 000 photographies et cartes postales sont, entre autres, conservés aux Archives départementales. ©CD78

Conservez-vous toutes les archives que vous recevez ?

Non, au contraire ! Nous ne pouvons pas tout conserver et nous ne devons pas tout conserver. Quand cela n’a plus d’intérêt administratif et historique, nous détruisons tout en gardant la trace systématique de ce qui a été détruit.

La numérisation des archives peut-elle être une solution ?

La numérisation administrative peut être une vraie fausse bonne idée. Tout simplement parce que cette pratique coûte cher (461 000 € en 2024) avec un système qui repose encore énormément sur des actions humaines. C’est également un exercice complexe qui doit être parfaitement bien pensé en amont pour que les recherches soient faciles une fois les documents intégrés dans le système. La numérisation pose aussi la question de la valeur d’un document numérique par rapport à sa version papier et la question de la forme authentique. Il y a également une attention particulière à la protection des données personnelles qui sont souvent présentes dans les archives.

La numérisation des archives patrimoniales, en partie réalisée en interne, protège les documents fragiles. Mettre à la disposition de tous de grandes masses d’archives historiques permet à tout un chacun d’effectuer des recherches, où que l’on se trouve dans le monde, et réduit le nombre de demandes de recherches qui nous sont adressées, mêmes si ces dernières ne cessent d’augmenter depuis ces dernières années. Enfin, mettre en valeur les archives sur Internet va ouvrir de nouvelles possibilités de recherches, en particulier au moyen des outils d’intelligence artificielle.